Drugostronny opis dokumentów księgowych

„Sztuka” realizacji operacji finansowanych ze środków publicznych wymaga, aby była możliwa identyfikacja przypisania kosztu do danego projektu, stąd wymagany drugostronny opis

Opis ten może być robiony ręcznie/nadrukowany na „plecy” dokumentu księgowego (faktura, rachunek)

Polecamy drukować na osobnej kartce, a na odwrocie dokumentu księgowego umieścić adnotację „Dokument posiada załącznik- drugostronny opis”- w przypadku błędów (LGD będzie weryfikowało prawidłowość opisów) łatwiej poprawić opis na osobnej kartce niż kreślić na „plecach” faktury.

Data zatwierdzenia nie powinna być późniejsza jak data zapłaty, chyba, że realizacja dostawy/zamówienia wymagały przedpłaty, np. na podstawie faktury pro-forma.

Zatwierdzeń pod kątem merytorycznym i/lub rachunkowym mogą dokonywać osoby odpowiedzialne za te czynności, np. koordynator projektu czy biuro rachunkowe, ale zatwierdzenie do wypłaty powinno być dokonane przez osoby uprawnione do zawierania zobowiązań finansowych w organizacji w konfiguracji zgodnej ze statutem/regulaminem.

W praktyce, na drugostronnym opisie w miejscu zatwierdzeń robiona jest klamra, wpisywana raz data zapłaty (zgodna z potwierdzeniem zapłaty z banku, a w przypadku gotówki, zgodna z informacja na fakturze i raporcie kasowym) i uzupełniane są podpisy nanoszone przez dwóch członków zarządu.